在日常工作中,我们有时需要将PPT转换为PDF文件。比如将产品介绍PPT文件全部转换为PDF;或者将PPT中的每张幻灯片转换为PDF,而有时候则要将PPT中的图片单独转为PDF。针对这些不同的需求,下面笔者以PowerPoint 2019为例,介绍相应的转换方法。
文|俞木发
○ 情况1:将文件夹下所有PPT转为PDF
使用工具:VBS脚本
假设需要将“E:\说明文档”下所有PPT文件转换为PDF,先到)。
(图1)
接着打开“E:\说明文档”就可以看到成功转换的结果,点击按类型排序,最后将PDF文件全部提取出来即可(图2)。这里要注意,如果你要转换的文件不在“E:\说明文档”,请根据图1所示的第四行代码更改文件夹位置。此外在转换时,脚本会在后台启动PowerPoint,请勿在前台运行PowerPoint程序。
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(图2)
◇小提示:
如果你不熟悉代码,也可以打开)。
(图3)
○ 情况2:将PPT中的每张幻灯片分别导出为PDF
使用工具:VBA
当需要将PPT中的每张幻灯片转换为单个PDF文件时,比如公司的某说明文档,每张幻灯片都是一个型号的说明内容,现在要将每个型号的幻灯片转换为PDF文件。对于这类转换可以借助于VBA完成。
首先需要为每张幻灯片添加备注,在PPT中打开文档,点击“视图→大纲视图”,切换到大纲视图后,在下方的备注框中依次输入幻灯片的说明,如“产品1”(图4)。
(图4)
操作同上,依次完成所有幻灯片的备注设计。接着到)。
(图5)
这样,以后需要执行转换时,依次点击“开发工具→每张转换→运行”(图6),脚本便会在后台将每张幻灯片以“备注”名称依次导出为PDF,文件默认保存在当前PPT文件相同目录下。最后可以将文档保存为启用宏的PPTM文件,并将宏作用于所有打开的文档,以后需要执行类似的转换时,只要运行图6所示的宏即可。
(图6)
○ 情况3:将PPT里的图片转换为PDF
使用工具:PPT相册和VBA
公司一些开发文档的说明PPT,制作者会在幻灯片中插入很多产品技术参数图片,现在需要将这些图片单独导出并转换为PDF。对于这类需求,可以先将PPT图片导出,然后根据需要进行转换。
假设需要处理的PPT文件是“E:\说明文档\1.pptx”,使用7-Zip直接打开文档,然后将其中的“1.ppt\ppt\media”文件夹提取到桌面上,打开“media”文件夹后将不需要的图片文件全部删除(仅保留产品技术参数图片)(图7)。
(图7)
接着新建一个PPT文档,点击“插入→相册”,点击“文件/磁盘”,选择上述导出的“Media”文件夹,这里还可以对图片进行排序,完成后点击“创建”(图8)。所有图片导入PPT后,在每张幻灯片里就会依次插入对应的图片(图9)。
(图8)
(图9)
如果只是需要将文件转换为单个PDF,点击“文件→导出”,将其导出为PDF即可。如果需要处理的类似文件很多,那么可以先依次保存PPT,然后使用“情况1”介绍的方法批量转换;如果需要将每张图片单独导出为PDF,则使用“情况2”介绍的VBA处理即可。 CF
原文刊登于2022 年 12月 27 日出版《电脑爱好者》第 22 期
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