2023-02-14 15:37:11 作者：宋均益
在企业经营活动中，“会计档案”的管理很容易被忽视，但实际又十分重要。
为什么说它重要？
因为会计档案是企业生产经营活动结果最直观的数据记录，记录了企业各项活动产生的各种经营数据，具体包括费用报销单、支出凭证、借款单等财务单据，以上需按照原始凭证所要求填列的项目逐项填列齐全，不得遗漏和省略。
划重点：企业各项经营，最直观的数据记录！
老板天天强调“我们要用数据说话”，“数据就是真理”，“数字证明一切”，“胸中有数，心中有术”，奈何财务总是心有余而力不足，按照传统档案管理流程——财务40%时间处理发票查验，30%时间处理报销凭证，15%时间打印整理装订，没有有效的索引联系，连查阅调阅档案都不方便，更遑论数据统计分析！！！
会计档案管理究竟能否爬出纸张的海洋？会计档案能否彻底解决易用性的问题？会计档案能否助力企业降本增效？会计档案又能否挖掘更大的数据价值？
在回答这些问题之前，我们先来分析一下传统会计档案管理的劣势。
传统会计档案管理劣势
1、归档流程复杂。
财务人员需将所有档案文件打印，人工匹配记账凭证与原始凭证；匹配、贴票、装订消耗大量时间。
2、归档成本高昂。
纸质档案的输出、整理，消耗大量人力、物力；保管占用空间大，长期保存产生高额的维护成本。
3、索引利用不便。
纸质会计档案与财务系统数据无法建立有效索引联系，影响工作效率，调阅成本高、管理风险大。
4、不利于长期保存。
纸质档案的保管不仅占用大量物理空间，且其受到温湿度或者自然灾害、意外事故影响大，易损毁。
5、不利于业务决策支持。
纸质会计档案管理繁杂，很难形成有效的资源数据库，导致无法进行数据分析，为经营管理决策提供有效的数据洞察。
传统会计档案管理的种种劣势，使得推进企业档案的数字化管理成为必然趋势。
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档案管理的数字化趋势
2020年3月、6月、11月，财政部、国家档案局分别发布了财会【2020】6号文《关于电子会计凭证报销入账归档的通知》、《中华人民共和国档案法》、《电子档案单套管理一般要求（征求意见稿）》，明确了电子发票、行程单、银行回单等多种电子会计凭证可以仅以电子形式报销入账归档。
2022年3月，国家档案局印发《关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知》，明确了业务系统电子文件归档与管理工作的总体要求、主要任务和工作安排，并提出了推进业务系统归档工作的思路、模式与方法；2022年9月，《国务院办公厅关于进一步优化营商环境降低市场主体制度性交易成本的意见》，已明确于2022年底前实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储；2023年1月，五省市税局同时发文，宣布开展实施数电票开票试点，数电票时代全面来临！
政策的驱动使得档案管理的数字化建设发展进入快车道。
积极响应政策趋势，凭借在财税信息化和数字化领域的领先优势，百望云升级了电子会计档案产品解决方案，通过核算系统、报销系统、资金系统、影像系统对企业会计资料进行自动采集，实现电子会计档案在线采集、整理归档、查看调阅、档案移交、鉴定销毁的全生命周期管理，助力企业高效、便捷管理电子会计档案。
百望云电子会计档案解决方案的核心亮点：
数电票归档
支持数电票归档及无障碍预览。上传电子发票版式文件，自动票据识别结构化数据，智能分类高效利用；上传电子发票XML文件，通过解析XML提取元数据，前端渲染数电票票面，方便在线预览。
精准的全文检索
通过OCR技术，可精准提取票面信息（包括一图多票），通过关键词可准确高亮定位至关键档案信息，同步联查相关档案资料，档案利用事半功倍。
数据驾驶舱
优化档案统计和数据分析能力，支持原始凭证库数据量、记账凭证数据量、会计账簿数据量、财务报告数据量、其他会计资料数据量的统计展示；支持企业档案成本分析测算，节约纸张、场地成本和减少碳排放量等的统计展示，企业档案数据一目了然，助力数据价值挖掘。
档案全生命周期
支持电子会计档案自动采集、智能归档、查询调阅、档案移交、鉴定销毁，实现在线化、自动化、数字化会计档案闭环管理。
业财税档一体化
基于百望云数字商业平台，电子会计档案可与进销项、费控报销、纳税申报等财税数字化产品深度融合，帮助企业完成业财税档一体化建设，全面提升交易与管理效率，赋能业务发展。
电子会计档案完美的解决了传统会计档案管理的痛点，也回答了会计档案管理能否爬出纸张海洋、彻底解决易用性、助力企业降本增效、挖掘更大的数据价值的问题。
以百望云金融行业的某银行客户为例，按照实际测算，在使用电子会计档案后：
成本方面，该银行减少纸质凭证232万张，减少纸质账簿241万张，减少纸质会计报表5.2万张，累计节约600多万元成本。
效率方面，纸质原始单据从业务经办人传递到财务核算人员和复核人员，最后归档到档案部门，经历4~5个环节，耗时2~5天，利用系统处理后，普通费用报销在2个小时内便可完成；纸质档案检索和调阅时间为2小时，而电子会计档案检索平均时间为2分钟，提高档案利用效率60倍。
数据方面，该银行搭建了电子会计档案资源数据库，沉淀数据资产，为经营管理决策提供了重要的数据洞察，助力财务管理的数字化转型。
所以，关于会计档案管理，为什么他的公司“成本更低，效率更高，数据使用更有价值”，你有答案了么？
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