不少企业选择人力资源管理系统的初衷，都是因为人事档案越来越多，纸质化管理已经让企业倍感吃力，加上不少平台都实现了资料的电子化管理，如果人事档案管理不能“跟上潮流”，会为人事部增加不小的工作量。不过人事档案管理系统应该怎么挑，究竟能解决企业的哪些管理难题，很多企业不一定了解，本文将简单阐述一二。
一、手动填写人事档案费时费力，容易出错
时间往前推十年，或者更短，员工在入职时，大部分都会通过“手动填写”的形式，将自己的个人信息和履历填到表格内，再交给人事部作为人员资料留存。这是长久以来形成的企业人事资料收集的传统手段。这种资料获取方式，需要员工在入职时仔细认真的填写，耗费时间和精力不说，如果员工的字迹潦草，写错字，有疏忽……可能造成这份人事资料在后期使用时难以辨认。但通过人事档案管理系统进行人事档案的电子化管理，员工的资料可以通过统一的格式导入系统内，员工填写简单，不费事，也不容易出错（出错可以设置系统提醒），员工在管理档案时，也方便其他模块（例如入职管理系统）联动起来管理，是一个一举多得的管理方式，也是eHR系统的基础，其他模块都需要基于员工信息与组织架构进行管理。
二、人事信息查询比较费事，管理颇费成本
记录员工的人事信息，一来是企业需要了解员工的个人详细情况，二来也是作为后期相关管理的需要。而且人事档案并非一个固定状态的管理，在员工入职后，如果存在奖惩、升迁、调动……等人事变动，也需要记录到档案内。如果是纸质化管理的，需要寻找到已有的材料，再往里面添加新的东西。当员工的数量达到一定的量级时，查询和管理的成本便会非常高。不少大企业在过去都会专门为人事部门设置“资料管理室”，设置专门的人员去管理这些档案，这也是一笔不小的费用。当企业购入了人力资源管理系统，或者人事档案管理系统，人员的档案从eHR系统内随时可以调用和增删，节省了管理成本的同时，管理效率也大大地提高了。
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三、人事档案分级管理实现难度较大，保密性不够
对于不少大型企业（特别是特殊行业、事业单位等）而言，对人事档案的保密管理是非常重要的一个需求，不少企业为了对员工的人事档案进行分级管理，在审核和审批时进行了层层加码，当涉及到人事档案的调动和更新时，在审批审核时手续会比较复杂。加之纸质材料的保密方式比较单一，就是上柜和上锁，风险会比较高。但加入HR软件系统后，人事档案的查阅和修改权限可以精确到具体人员，而且可以为系统增加多重验证措施，增加系统的安全性和保密性，同时采用定时备份，定期升级密令，随机生成密令等方式，保证人事档案的分级管理及保密性。
四、员工档案真伪验证难且流程缓慢，存在人事风险
对于企业而言，员工入职时提供的档案可能存在伪造、隐瞒、夸大等行为，不少企业会自己进行背景调查，也可能和专业的背景调查公司合作进行员工的入职背调，但背景调查的时间比较长（特别是选择自己进行调查的话），会影响员工入职的时间效率。所以不少eHR系统都内置了入职背景调查的服务，和员工入职流程结合起来，帮助企业规避因为员工伪造经历经验而产生的风险。同时背景调查的结果可直接记录进入员工的档案内，在员工面临档案有变动时，也可以便捷地进行背景查验。对于企业而言，不单单是简化了员工入职的程序，也通过人力资源管理系统提高了整体员工档案管理的效率。这一点万古科技的HR软件系统也有涉猎，欢迎企业了解。
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