本文目录
- 外贸业务员到底如何提高工作效率
- 怎么才能做好一个业务员
- 外贸业务员如何高效完成一天的工作
- 外贸业务员到底应不应该加班
- 优秀外贸业务员是如何度过每一天的
- 外贸业务员如何进行职业规划
- 英语六级，怎么才能做外贸业务员呢
外贸业务员到底如何提高工作效率
前言：
记得刚从毕业开始就进入外贸行业，在工厂和外贸公司都待过，一晃已经十几个年头了。一路走来，从外贸业务员到业务经理，见识过形形色色的客户，碰到过各种各样的问题。
我算是个工作狂，每天工作大概14个小时左右吧。我们这个行业，货值低利润薄产品杂，特别耗费时间和精力。回想起最初的一两年，已经不记得自己是怎么熬过来的。那段时间，马云的一句话让我特别受感触。
马云说，你要有这样一个念头：只要你相信你是全世界最想做成这个事情的人，所有的困难将会为你开路。当时我也是一直保持着这样一个信念，因此当时的几个潜在客户陆陆续续都做了起来。
写此文的原因在于，和我的一个同学聊天，她向我诉说她现在的工作状态：上班时经常都是东一榔头西一棒槌。感觉每天特忙，可是又不明白自己在忙什么。经常到离下班还有不到一小时的时候才发现还有几封新的邮件还没有回，还得加小会班。下班路上反省今天上班的收获和成绩，总是惭愧下决心第二天多注册几个网站，多整理资料，研究客户。
我想这种情况的确存在于一些业务员身上。瑾以下文给这些朋友一些建议，希望你们有所收获。
正文：
有人说：人生最宝贵的两项资产，一个是头脑，一个是时间。无论你做什么事情，就算不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平，决定你事业乃至生活的成败。我们可以估摸算算，每个星期有168小时，其中按照平均睡眠一天8小时算（我严重睡眠不足），一周睡觉时间56个小时。有21个小时用于吃饭和休息，剩下的只有91个小时是我们可以自己掌控的。那么每天的这13个小时，你如何运用好使得自己保持着最初的目标和方向前进？
每天下班前5分钟想一下，今天一天都完成了哪些事情，没有完成哪些事情？在这过程中，你是否保持着清晰的思路？
从今年六月份开始，公司陆陆续续来了几个新业务员。当初他们来的时候，公司搞了一系列的新员工培训，我也给他们培训过业务开发和业务跟进。
上周的某天傍晚，我如往常一样在公司里加班，老板一反常态地拉了把椅子坐到我办公桌边，散了根烟，说还没忙完啊，注意休息身体要紧，别累着。我知道，老板估计有话要找我谈。果然随意寒暄了几句，老板说几个新来的业务员，来了也有近半年了，业务上面还是没有多少起色，有的甚至还没有开张。感觉他们平时也没闲着，每天开发信也发的不少，阿里的询盘有不清楚的也经常去问产品知识。但每次例会，问他们在忙些什么，需要他们汇报的时候，他们几个都说不出很详细的内容。
我能理解，公司的管理者，都是在过程的同时，更要看结果。我想他们更多的是通过业绩来判断自己的员工是否是真正的忙。换位思考，如果我是领导，我也会不禁考虑，一个业务员如果一个月只有两三万美金的销售额，到底能有多忙呢？
之后老板让我留意办公室的业务员的工作状态，并找他们谈谈，到底有什么问题。于是我观察了一周，发现一些问题：工作效率低下，工作无计划性，把很多时间是浪费在许多根本不重要或者不必要的事情上。
我们早上是9点上班，但是我发现都10点半了，还有一些业务员在看着腾讯新闻。不得不说，腾讯的新闻弹窗新闻内容的确很丰富，罗列了很多热点的各种类型的新闻。而这些新闻，点了一个之后又会想点下一个。
可能他们觉得，早上刚来没什么状态，先看看新闻过渡一下。不过在职场中还是要注意，凡事要掌握个度。我一般都是随便看看经济类的，其他娱乐八卦很少看。
我发现有些人是完美主义者，对于一些不重要的小事，也要力求完美。举个例子，有个新业务员就为了邮件的签名排版的好看来来回回纠结，修改了一上午。我实在搞不懂，有那个必要吗？搞得像是在写一个复杂程序的代码！
另外，很多业务员是在被动的工作。客户询盘来了，就准备回复询盘，回复客户的邮件。一旦没有客户找的时候，就感觉没事情做了。其实，事情很多，没有计划，就不知道从哪里下手。做了计划之后，就不一样了，每天都排得满满的，维护客户、跟踪客户、寄样品等，这样，每天计划完成，工作也会充实许多。
外贸业务员到底如何提高工作效率？
我们先总体说说时间分配，从一个外贸业务员早晨走进办公室开始（泡茶，整理桌面略过）
一、先打开网页查看一下汇率情况，一般以中行或央行为参考
作为一个外贸业务员，及时了解汇率的动向是很必要的工作。另外，我一般还要看看国内的原材料的价格走向，一般顶多十分钟可以完成。具体怎么查看请看料网导航里原材料频道。
二、打开邮件客户端，再打开 客户跟踪情况表（已附）
查看一下有哪些客户是已经是有一段时间没有联系的。（我一般是按照2-3个星期左右的时间）给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象选择不同的内容。
（在公司名的单元格那里，鼠标右键点击一下，选择右键菜单的 “单元格”，选中“本文档中的位置”，在工作表的列表中选中要跳转到的表名，即建立了跳转。）
这么做的好处在于：
1） 和未成交客户保持联系，让他始终记得你。这点在客户准备换供应商的时候尤为重要，他会第一时间想到你！
持续地联系给未成交客户一种感觉，你的服务很好并且有诚意跟他合作，那么当他的老供应商出问题的时候，他会给你机会！
拿个找货代的事情为例。以前我们公司有固定货代的时候，我们一接到新的货代的自我推荐的电话，都是随便应付几句，恨不得早点挂电话。后来，公司的货代出现了问题，决定更换货代。正好过了两天，接到一个打过好几次电话的货代的来电，于是很高兴，约了时间谈谈。后来货代过来以后询问了一下价格和服务，之后很快就合作起来了。
邮件的内容以简洁、轻描淡写为主，千万别写太长，没时间看！有些业务员，写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何如何的内容，那么跟进的时候根本不需要再写了！写多了客户会反感。大家虽然肤色不同，但人的心理还是有共性的。
Dear XXX,
How are you ? I hope your everything is going well.
I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?
If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.
Best regards,
XXX
2）和已经成交客户增进关系，展示服务！
客户都喜欢有跟进意识的服务人员。
设想一下，当你从商场里买了一个不知名品牌的电器，买回来用了一周后突然有个回访电话，问您使用中是否有任何问题或者不便，您的任何建议都会对今后提升产品的品质和服务起到至关重要的作用。你会不会感觉有种惊讶，或者说惊喜？不管产品品牌如何，产品体验如何，起码服务应该说是比较满意的。对这个品牌或者制造商内心也会打一些分。
其实放到外贸中是一个道理，有些业务员认为出了货，收了尾款这一单就结束了。其实，实际情况告诉我，每一次的售后跟进都是客户决定返单的一个机会。这对加强客户对你的印象甚至信任，都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件，为什么不做呢？
邮件的内容简洁点、轻描淡写~
Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods ? How do you think ?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX
3） 提醒老客户是否考虑新的订单计划
邮件内容可以同1），老客户收到后一般会很快回复你的邮件，而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单。
三、查看一下每日工作计划表，看看昨天的工作有哪些没有完成
外贸业务是一项连续性的工作，比较辛苦，但贵在坚持。打个不恰当的比喻，就像农民种庄稼。松土、撒种、施肥、保温、杀虫等等每个环节都需要去做，等待收获收割的那一天。
对于昨天没完成的工作，大致考虑好今天安排在哪个时间完成。然后开始计划今天的工作内容。有些人工作根本没有计划性，想到什么做什么。忙得不可开交，客户却丢着好几个月没有跟进。
这里我想说的是，我们做任何事情，其实都反映出我们的价值观。打个比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我们计划表中重要的事情就是考虑做一切能够提高业绩的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作给不了你快乐，接单也没有成就感，那么你工作的大部分内容我想是在维护老客户。
人的一生有很多阶段，每个阶段的需求都不一样。所以清楚地知道这个阶段的你，最想要的是什么，这个很重要。
按照每天、每周、每月、每季度计划好工作。
先列清单：
每天先把要做的事情用白纸列一下，然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类：重要不紧急，重要且紧急，紧急不重要，既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。给工作分类：
重要不紧急的事情有：开发新客户，跟进未成交客户，研究目标市场，学习更多的产品知识，汲取更多业务经验，和客户建立信任，制定销售计划和工作目标，改进与供应商的关系，锻炼身体，好好吃一顿午饭，适当休息等（一切对你未来业绩提升有直接关系的事务）
重要且紧急：跟客户谈判，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做PI，准备样品（维持你现有的业绩的事务），完成工作计划。
紧急不重要：其他部门要求你配合的工作，领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”，实际上拖一拖，甚至不办，也无关大局。学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做。
既不紧急也不重要：娱乐，上网，闲聊，消遣。
平时把主要时间和精力集中于前两类事务，这样，工作时才是真正有效率。
一般来说，每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户say hello
每天花半个小时时间阅读一下yahoo国际站的英文新闻，对实事多了解一些，并且当做锻炼阅读能力。当有客户来拜访时，在路上，至少你可以多了很多当下热点的话题。
每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件，简洁表达清楚即可。
把更多的精力用来考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起信任。
每天花半小时的时间来研究了解目标市场，对一个目标市场的了解起码做到市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供应商和其分销商有哪些、销售渠道有哪些、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket、该国最主要的一两个B2B网站等等。
PS：著名的80/20法则：
你每天做的工作内容，只有20%会和产生利润有直接联系；用20%的成本去维护老客户，将会得到80%的收益；在看我这篇文章的，有20%的人会真正把这些内容去实践，而不是和其他80%的人一样，简单地COPY到WORD里面，然后无限期封藏。等等等等。。。
四、合理高效地运用工具开发客户及回复客户邮件
完成每日计划之后，应该在9点或9点半左右。
早上的这段时间，对大多数人来说，都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做一些机械的，闲杂的工作。因此我不得不说，这段时间用来发开发信，是再合适不过了。
（一般为半小时或一小时。结束时间控制在10点半之前。）
当然有些人认为，应该根据不同时区的客户，选择不同的时区去发开发信。这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。
我认为，这个考虑是OK的。但是我可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。
比方说：邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等。。
邮件标题的写法，我会在今后谈谈如何写邮件的帖子里具体说明。
设置邮件高优先级标签，也就是客户收到邮件后左边会提示一个红色的感叹号。这个在FOXMAIL写邮件里面“选项”-“邮件优先级”
1）外贸业务工具之一 邮件客户端的使用
对于邮件客户端，每个业务员都有自己的选择，有些人用OUTLOOK EXPRESS顺手，有些人用OFFICE的OUTLOOK顺手，有些人用FOXMAIL顺手，还有少数一部分人用网页收发邮件。我个人的建议是，推荐大家用Foxmail。
Foxmail相比较其他两个客户端的好处是：你可以创建很多签名，把很多不同版本的开发信做成签名，然后针对不同的客户，发开发信的时候选择插入不同的签名，会非常方便。比方说我，我会建立好几个开发信版本，专门针对某一行业产品的，然后还能细化具体哪些产品，专门针对XX产品的，专门针对YY产品的等等。。
另外，用Outlook Express 搜索一个客户的邮件需要在搜索栏那里输入客户邮箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7.0 版本的这个直接在邮件上右击鼠标，菜单里有个“查找来自XXX 的邮件”，就会立即列出这个客户的所有邮件，还是很方便的。
FOXMAIL 现在已经更新到7.2版本，不过很多人包括我感觉不太好用！我觉得7.0还是不错的。推荐还是用7.0，而且有时候会提示你升级，不要管他不升级即可。注意下载的时候找绿色版（免安装的），免安装，可以随时拷贝携带，我感觉目前很稳定。百度 “foxmail 7.0 1.9.1绿色版“，注意看结果中 必须是 7.0 且 绿色版。您可以到料网导航的常用软件下载里下载。
另外，如果你平时工作时经常反思和总结，或许会和我有过一样的想法，是不是可以把很多回复客户的邮件作成签名，然后每次回复的时候，插入签名，稍作修改，然后发送。这种方法是非常便捷并且节省时间的。
FOXMAIL 里面可以设置很多个邮件签名。我说的意思是可以根据不同的回复邮件的场景，把不同的邮件内容写进去，作为邮件的签名。
好比：需要回复不能及时交货的时候，插入邮件签名“不能及时交货 – 原材料原因”（签名里面是具体的先设定好的邮件内容。）
也许你也想过。可是同样80/20法则，付出过行动的人只有20%但却因此节省了80%的时间。这里我只是抛砖引玉，大家悟性很高，应该会明白怎么做的。
（PS：我们公司前年加入了一个地区的外贸商会的交流会，大家都是做不同行业的产品，因此分享起来都毫无保留，不会对各自利益造成多少影响。我也介绍了这个办法，并且演示了一下。在场的很多业务员都表示这个办法很不错！）
下面我简单展示一下一小部分内容，算是抛砖引玉。有心人可以自己动手去做：
出差— 不方便及时查看邮件
Dear Mr/Ms,
I will be out of office for a business trip during Jun 15th – Jun 25th 2012.
With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time.
If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx.
If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.
If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.
Thank you and have a nice day!
出差 — 但会每天回宾馆查看
放假 — 不方便及时查看邮件
收到询价，由于XX原因，不能立即报价
出差，但方便及时查看邮件
放假，不方便及时查看邮件
收到询价，由于XX原因，不能立即报价
收到询价，会尽快报价
收到询价，产品种类少，邮件里报价
收到询价，产品种类多，附件中报价表
发送CATALOG
对某些询价的内容不清楚，询问客户
客户还价太多
同意客户的还价
婉拒客户目标价 – 新客户
Thanks for your email.
We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.
Please note that the material cost rising about 5% per ton
The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months
We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.
Hope to get your understanding and support.
同意客户目标价 – 新客户
婉拒客户目标价 – 老客户
客户已确认价格，需要寄送样品
找客户要快递账号
解释为什么找客户要快递账号
客户发来订单 – 感谢客户
和客户确认包装
订单预付款收到，会立即安排生产
订单预付款 — 仍未收到，要求客户发付款水单
订单预付款 — 到款，无法入账，请求客户银行修改收款人信息
交货期 — 延误 ( 原因1. 工厂太忙 )
交货期 — 延误 ( 原因2. 工厂/原材料厂停电)
交货期 — 延误 ( 原因3. 原料太紧俏，不好订 )
货好 — 通知客户，告知指定货代，安排订舱
订单尾款 — 催客户付尾款 — 船快到港
订单尾款 — 催客户付尾款 — 汇率原因
订单尾款 — 收到，表达谢意
向老客户推销新产品
上面展示的小部分的目录我想已经够了，希望大家明白我在说什么（打字打多了也会累！）
另外，充分利用邮件的标签设置功能，这个用得好也会提高工作效率。你可以先创建好多种标签，比如：“新客户询价，速回” 然后报完价格后，标上另一个标签“已报价，注意跟进”。具体怎么操作我就不逐一罗列了，各位自行操作，本人欣赏动手帝~！
（一般回复客户的邮件控制在一小时内。）
2）外贸业务工具之二 即时帖
大家很容易忽视这个小东西。因为你可能没有注意到它对工作效率和计划的完成能起到多大的作用。
每天把要做的任务写下来，1234…点，贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的顺序根据重要性自己定。完成之后把它取下，贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完成一个，取下，贴到笔记本上。没有完成的时候，你会看到显示器下面飘着好几张黄色的小贴。象符纸一样刺激你的视觉。
拜托，赶紧把事情做完吧。随着你笔记本上的即时贴越来越多，笔记本越来越厚，你会感觉到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能坚持，你的拖拉，慢性子都会得到改变。是什么决定命运？ 性格和处事方式！
3）外贸业务工具之三 文件夹和笔记本
文件夹是建立客户资料和订单情况必不可少的。
文件夹我喜欢点选一下地址栏D：/上方的“文件夹”按钮，使之保持左边显示树状结构，避免很多返回上级等操作。
另外我的E盘清空的很干净，完全当做客户资料盘。根据不同市场建立5个根文件夹：北美 南美 中东 欧洲 亚洲。然后在“北美”里面再建立一个公司名称的文件夹，如“AAA GROUP”，之后再根据订单的年期分为2008，2009，2010，2011，2012。进入2012后，逐个建立“包装资料”、“客户PO”、“形式发票”、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据”。再建立两个TXT文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。这样虽然前期工作量比较大，不过大家可以复制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。
关于笔记本，没有太多好说的。一般就是写上客户的需求信息和要点。
我的建议是多准备一个小笔记本，只用来写下客户的询问，因为研究客户的询问很重要，可以了解客户的心理。而不是所有的笔记。
另外，有道云笔记很不错很好用，推荐一下！！
4）外贸业务工具之三 方便快捷的报价利润核算表
对于那些每天会受到N多个要求报价的业务员，如果每个报价单都一个个去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之还会产生疲劳感，失去激情。
因此需要一个表格能高效、方便、快捷的报价利润核算来帮助我们简化报价前的工作。
最好填上采购价、退税率、汇率 等一些基本的数值，就能给出报价的参考意见的。
这里附上一个报价利润核算表（我算退税是外贸公司退税计算方式，工厂的业务你们改改公式即可）
报价利润核算表.xls
现在，你只需填上采购价、退税率、汇率、数量等，就会显示出不同利润率下的价格。价格都填写好后即可查看总体利润。更方便的是，你可以不断修改价格，调整不同的利润率，最终得到一个合理的总利润。你可以不断修改数量，最终使得总体积正好是你目标立方数。
另外，货物品种多拼一起走散货或整柜的情况下，我们经常要去掉或者加上一些数量的产品。到底哪个产品去掉或者加上好呢？
按照以往的经验，如果超过整柜的体积，就去掉一部分产量低的，手工做的慢的，难做的产品。如果数量不够整柜体积，那么就增加一些产量高，交货快的产品。
现在，你可以根据 利润/立方 来考虑。即每立方利润额。这个数值高的，说明每多装一个立方此产品，可以获得较高利润。
五、利用按键精灵全自动更新或发布阿里巴巴产品信息
很多业务员因为阿里巴巴发布和更新产品的工作头疼。有些公司的老板或者经理甚至规定了硬性指标，一天要更新多少个产品。
在发完开发信以及回复完客户邮件之后，时钟大约指向了11点半。这正是吃午饭的时间。
如果电脑可以在我们吃午饭的时间帮我们把阿里产品更新或发布完，这将会节省多少精力和时间？
这里介绍一个无比犀利的工具：按键精灵
按键精灵是一个模拟鼠标、键盘动作的软件。通过制作脚本，可以让按键精灵代替双手，自动执行一系列鼠标键盘动作。按键精灵简单易用，不需要任何编程知识就可以作出功能强大的脚本。要在电脑前用双手可以完成的动作，按键精灵都可以替代完成。
一般来说，它有两种主要功能：
1．网络游戏中可作脚本实现自动打怪，自动补血，自动说话等
2．办公族可用它自动处理表格、文档，自动收发邮件等
目前来说，90%的用户还只是用在游戏上。其实这个软件用在自动化办公上十分给力！
如果你了解VBA, 你应该明白我在说什么。是的，这个软件能建立任务脚本。
我简单介绍一下原理：用EXCEL文档建立几个表格，模拟成一个“EXCEL数据库”。然后根据更新或者发布产品页面的每一项需要填写或改动的内容，在单元格中填入不同的内容。建立好模拟的EXCEL数据库后。用按键精灵完整地记录一次更新产品或者发布新产品的鼠标动作。之后设置好循环完成类似任务。
不夸张地说，只要你的EXCEL表格中的值足够的多（比如“产品关键词”），那么基本上一个小时内电脑可以自动更新或发布100个产品信息！想象一下，我们吃完午饭回来，电脑已经自动帮我们更新了100个阿里巴巴产品信息，这是多么令人愉悦的事情。
另外，不同的字段会有不同的组合方式，产品信息数量是乘法原则。可以想象，当你设置足够多的产品关键词和产品描述后，一个相同的产品会衍生出N多个产品页面！
做这样一个工作，前期主要是要不断丰富你的“EXCEL表格数据库”中的记录。
这里放上以上所有附件：【可在料网顶部菜单 其他 – 文档下载 里下载】
客户跟进表.xls
报价利润核算表.xls
复件 订单明细.xls
以下三个文件配合按键精灵用，每天轻松发布或更新600+阿里产品信息！
01第一个产品-PE鞋套.xlsx
关键词前缀收集.xlsx
热门词统计&产品发布要点.xls
还有一个想法，就是我们经常用搜索目标客户，然后记录在Excel表格里，包含公司名，联系人，邮箱。其实对于一些不是特别对口的客户，我们不想放过，但是也不想花费大量时间去手发，也可以结合按键精灵，让它自动的给表格上的每个客户都发一封开发信。
可以考虑用按键精灵的录制脚本功能。先用录制脚本功能，录制一次发开发信的过程，然后选择按键精灵中的循环次数。
注意最后的一步操作是删除已发的那个客户那一行，否则按键精灵会每次发送第一条客户记录。
因此你需要把客户表格复制一份，用复制的这份来录制脚本。品或者发布新产品的鼠标动作。之后设置好循环完成类似任务。
不夸张地说，只要你的EXCEL表格中的值足够的多（比如“产品关键词”），那么基本上一个小时内电脑可以自动更新或发布100个产品信息！想象一下，我们吃完午饭回来，电脑已经自动帮我们更新了100个阿里巴巴产品信息，这是多么令人愉悦的事情。
另外，不同的字段会有不同的组合方式，产品信息数量是乘法原则。可以想象，当你设置足够多的产品关键词和产品描述后，一个相同的产品会衍生出N多个产品页面！
做这样一个工作，前期主要是要不断丰富你的“EXCEL表格数据库”中的记录。
这里放上以上所有附件：【可在料网顶部菜单 其他 – 文档下载 里下载】
客户跟进表.xls
报价利润核算表.xls
复件 订单明细.xls
以下三个文件配合按键精灵用，每天轻松发布或更新600+阿里产品信息！
01第一个产品-PE鞋套.xlsx
关键词前缀收集.xlsx
热门词统计&产品发布要点.xls
还有一个想法，就是我们经常用搜索目标客户，然后记录在Excel表格里，包含公司名，联系人，邮箱。其实对于一些不是特别对口的客户，我们不想放过，但是也不想花费大量时间去手发，也可以结合按键精灵，让它自动的给表格上的每个客户都发一封开发信。
可以考虑用按键精灵的录制脚本功能。先用录制脚本功能，录制一次发开发信的过程，然后选择按键精灵中的循环次数。
注意最后的一步操作是删除已发的那个客户那一行，否则按键精灵会每次发送第一条客户记录。
因此你需要把客户表格复制一份，用复制的这份来录制脚本。
怎么才能做好一个业务员
要想做好一名优秀的业务员，必须具备以下潜质：
1.自律
作为一名优秀的业务员，必须具备自律的能力。
因为业务员考核的主要是销售业绩，时间上是比较自由的，如果没有自律，很难把销售工作做好。
有些销售人员一到刮风下雨就给自己放假，而且还心安理得。
推销之神原一平却认为下雨天是拜访客户的最好时机，一方面容易见到客户，另一方面，大部分业务人员一到下雨天就不出门拜访，而这时候自己去拜访客户机会更多，而且更能感动客户。正是这种高度自律的精神，才让他成为世界上最伟大的推销员。
2.同理心
就是指站在客户的立场考虑问题。我们知道在销售过程中，客户一定会提出许多拒绝我们的理由，比如说，“价格太贵了”“产品质量不够好”等等。这时我们不能和客户形成对立面，而应当先和客户站在一边，然后再处理问题。
我们通常使用的话术是“我能理解你的心情”“我能体会你的感受”“我认同你的看法”。
这是优秀销售员常用的处理问题的办法“先处理心情，再处理事情。”
这就是同理心的运用。
3.企图心
每个优秀的业务员都有强烈的企图心。没有企图心的人，永远不能成为销售高手。
当有人说你疯了的时候，可能你就要成功了，要成功，先发疯，人不疯狂，他的企图心就不够大。我们知道销售行业每天都要面对拒绝，面对较大的压力，这就要求业务人员具备一种自我驱动力，去战胜更多的困难。
只有具备强烈企图心的人，当他遇到挫折时，自我驱动力才能更强，战胜困难的决心才会更大，达成目标的信心会更足。所以，强烈的企图心，是优秀业务员必备的潜质。
4.学习力
每个行业都要求员工有较强的学习力，销售行业更是如此。
作为一名销售人员，不但要熟悉自己的产品，同时，还要了解更多竞争产品的知识。
其次，销售人员面对的客户阶层各不相同，这就要求业务人员的知识面要广，这样你和客户见面的时候才会有更多的交流话题。从某种意义上说，销售就是聊天，聊的开心了，成交的机会就更大了。如果是话不投机，生意肯定是谈不成了。
推销之神原一平已经是销售高手了，每逢周六和周日的时候，还扎进图书馆里认真学习，因为他知道学习对一个销售人员来说有多么重要。
5.整合资源能力
尽管每个销售行业的状况不大一样。但总的来说，业务人员要想取得优秀的成绩，如果只靠一个人的力量，埋头苦干，是很难成为行业的佼佼者的。这就说明优秀的业务员都是整合资源的高手。
我们经常可以利用到的资源有：信息资源，人脉资源，品牌资源，金钱资源等等。如果我们想得到这些资源为自己所用，光靠一个人的力量是行不通的。
所以在销售过程中要想取得更好的成绩，就要动用各方资源，具备整合资源的能力。
6.积极的心态
好多销售人员都有这样一种习惯，当工作顺利的时候，销售业绩好的时候，工作热情特别高涨，行动能力也很强。可是，当工作遇到瓶颈，销售业绩跌入低谷的时候，就会情绪低落，迈不开双脚，从而失去了工作热情。这是很普遍的现象。
所以，要成为一名优秀的业务员，就要不断地磨练自己，让自己时刻保持在巅峰状态，这种状态不是一天练成的，他也是需要磨砺的，这就要求我们不断地去训练自己对待任何事情都要保持积极的心态，永葆工作热情，热情，能够说服，热情能够销售，热情能够让你成为优秀的业务员。
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外贸业务员如何高效完成一天的工作
感谢邀请！
外贸业务员如何高效完成工作？
其实每天工作内容大致都差不多，所以就必须要提前做好计划，上午应该干什么，下午要做什么，晚上要做什么，由于时间差的关系，很多客户都晚上上班，所以晚上也很重要。我一般上午就是回昨天晚上客户的询盘邮件，客户订单等，下午分析产品数据，优化产品，调整广告活动，制定营销计划；晚上就整理下今天的工作请客，做下明天的计划，然后挂着实时通讯软件，有时候跟客户在线聊聊，收集需求信息等。每天要做的事情就是这样的，其实高效工作就是要干脆利落，不拖泥带水，能今天完成的就当天做完就行了！
外贸业务员到底应不应该加班
客户在工作，我们怎么可能要休息。
把这个问题弄明白就知道自己该怎么做了。
就拿谈恋爱来说：女友夜晚工作，我白天工作，一整天俩人都碰不到一起说不上一句话。这样的感情能好吗？
优秀外贸业务员是如何度过每一天的
外贸业务员是销售岗位。优秀的外贸业务员一天都会非常充实。
究竟是否一天到晚宅在电脑前工作，这个要看你公司的性质、实力和商业模式。
如下情况，你可能需要始终宅电脑前：
如果你公司只做线上开发，譬如仅仅只依靠阿里国际站，独立站等平台，或者仅仅只依靠google+邮件开发客户。那么你待在电脑前的时间就很久了。
如下情况，你需要四处走动：
如果你公司愿意投钱参加展会，如广交会、海外展，或者支持你直接出国拜访客户，那么你就不用一天到晚宅电脑前了。
也就是说，有实力的公司会提供更多的资源给你，会提供更多的开发客户的方式，自然你做出业绩的概率也越大哈。
下面具体说说，外贸业务员的日常生活，供你了解。
外贸业务员的工作包括9大块：
1。客户开发
2。产品发布
3。询盘跟进
4。促成成交
5。生产跟进
6。运输准备
7。交货运输
8。售后跟进
9。返单跟进
下面逐个说说：
1。客户开发
客户开发的方式有很多，常见的开发方式有：
google搜索+邮件开发
海关数据+邮件开发
LINKEDIN+邮件开发
等等
2。产品发布
现在做外贸，一般都要开通电商平台，譬如阿里国际站，MIC等。
业务员通常需要上传产品，优化产品。
如果公司人员少，外贸业务员还要负责店铺装修，活动运营，直通车操作，数据分析等运营工作。
3。询盘跟进
询盘的来源有很多，公司的渠道越广，你的机会就越多。
譬如公司的独立站询盘，电商平台的询盘，阿里国际站RFQ报价询盘等。
这个版块的内容是花费时间最多的。你要有积累足够多的潜在客户，然后通过长期的沟通，转化为成交客户。
在跟进的过程中，要逐步摸清客户的需求，赢得客户的信任，打消客户的疑虑。
如果进入到实质性的报价阶段，需要严肃对待。
- 报价前需要与生产部门和采购部门沟通好，核算好成本。
- 与货代沟通确定运输的方式，体积，和运费。
- 要提供专业的报价单，仔细检查各项内容。
- 跟客户确定好付款方式，付款比例，交货周期，交货方式。
- 发送给客户之前，要发给上级检查。
- 如果需要打样，需要把客户的详细需求弄清楚，制作样品下单表。
- 要提防假的样品单。就是其实客户只是要你为他个人定制一个而已，根本没有订单。
4。促成成交
所有的沟通都是为了促成成交，也才能收回你跟客户陪聊的成本。很多没有经验的业务员跟客户聊了N久，结果客户最后没有下单，这样的时间浪费是很糟糕的。所以，外贸业务员在跟进的过程中，要学会识别哪些有潜力下单，哪些可能性不大。把时间花在有质量的、能成交的客户身上。
要会做PI(Price invoice)和合同，包括：
- 买家客户名，公司名，联系电话，邮件，地址
- 卖家公司名，联系人，邮件，地址，电话
- 产品名称，规格，型号，描述，产品图片，单价，数量，总价，汇率
- 付款方式，付款比例，银行账号
- 物流方式，交货周期
- 质量标准，其他必要说明
5。生产跟进
如果你公司有跟单的，则你需要把下单表转给跟单人员，并做好沟通，确保理解一致。
如果你公司没有跟单的，则你需要联系工厂。如果你公司自己没有工厂，那么你还需要自己开发工厂。
跟工厂的对接主要包括如下内容：
A）做采购合同
- 买卖双方的信息
- 采购具体内容，范围，数量，单价，总价
- 付款方式，付款比例
- 验货方式，物流方式
- 异议和纠纷处理方式
B）邮寄资料
将样品，下单详细资料邮寄给客户。并做好签收登记。
C）付款
内部提交付款申请表。
D）生产跟进
- 了解生产进度
- 如果进度延误，做好与客户的沟通
- 产前样确认
- 出货期验货。
- 申请尾款支付
- 接收大货
6。运输准备
A）货代联系
- 一般公司要准备至少三家货代。
- 整理好货物的资料，如体积，包装，实重，件数等，找货代询价。
- 如果是海运，需要确认船期，交付港等
- 是否包清关
B）报关单证资料准备
- 发票
- 装箱单
- 收货人信息
- 如果是走阿里的一达通，需要提供独立报关单
7。交货运输
- 联系客户支付余款。
- 对货物包装拍照
- 安排人员送货到货代指定的地方。或者安排货代上门取货。
- 找货代拿到物流跟踪号
- 将物流号、相关包装照片发给客户
- 跟踪物流信息，如有异常及时告知客户。
- 了解客户的签收信息
8。售后跟进
- 了解客户验货情况，如数量是否准确，包装是否完好
- 了解客户对产品的满意度。是否有瑕疵
- 如果客户有异议，及时做好沟通。
9。返单跟进
- 关心客户的销售情况
- 关心客户的新订单的计划
- 日常客户关怀，尤其是节假日
- 如果公司放节假日，需要其他邮件告知客户
外贸业务员的主要职能是销售，一个订单不是结束，而是新的开始，需要维系好老客户，开发新客户，这样你的业绩才会像雪球一样越滚越大！
我是超哥，12年国内职场销售经验，5.5年跨境电商创业经验，操盘过10+个电商平台。
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外贸业务员如何进行职业规划
普通外贸业务员的职业规划困惑
很多时候，刚入职场的外贸新人很懵懂，不清楚以后如何发展是非常正常的，但是如果你是已经有了几年经验的外贸人，还不知道自己要继续做外贸业务还是往管理发展，这就有点危险了。
做外贸，以后是转型做管理还是将业务进行到底？
1. 一个成熟外贸人需要经历的阶段
先来计算一下一个成熟外贸员(针对B2B而言)需要经历的阶段吧。
第一阶段：刚毕业，迈出象牙塔进入某个行业。熟悉产品，熟悉流程，学会初步跟单，少则半载，多则一年。
第二阶段：正式进入外贸流程的实践和操作，包括单证、跟单，询盘，谈盘，直至独立操作订单。这个阶段少则一年，多则二年。
第三阶段：正式独立成为一个成熟的外贸业务员，然后工作三到五年，便步入结婚、生子的家庭生活方式。其实这个阶段通常是外贸业务员的黄金时代，对女生而言尤其珍贵。
在第三个阶段，很多人会非常拼——拼客户，拼市场，拼订单。通常付出的多，得到也多！ 除了收获不错的收入，也会积累很多好同事、好客户、好供应商等资源。
在这个阶段之中，大家的困惑和迷茫也就冒出来了，尤其在业绩达到某一个稳定量之后。我称之为“瓶颈期”——第四阶段。
在这第四个阶段，如何进一步提升自身的业绩便是一个不小的挑战。往往这个阶段，我们的业绩会出现小幅下滑，其实不是因为能力问题，而是因为精力和时间的问题，而时间和精力的根源在于我们自身的心态。
2. 如何突破第四阶段“瓶颈期”请输入标题
俗话说，“由俭入奢易，由奢入俭难”，当我们有一定的稳定收入之后，通常就不再像第三阶段一样的拼命了!
为此，第四阶段阶段便是我们外贸人最最关键的职业规划阶段。因为如何突破自我？如何做好自己的外贸生涯规划？变得十分重要。
面对如此职场困惑，建议必须考虑如下两点：
对自身特点的分析和了解；
根据特点和兴趣来完成职业定位。
我们现在将公司外贸业务员的职业发展规划两个方向：管理路线(M)和专业路线(P)。
顾名思义，管理路线就是要横向发展，学会带团队、当领导，我们称之为“升官发财”！
专业路线就是纵向发展，专职专注做好业务，靠“专业”吃饭，我们称之为“金饭碗”。
我们常说条条大路通罗马，这两个方向的定位没有对错之分，只有合适与否。所以我给大家的建议就是首先要“了解自己”。
因为走管理路线，那么今后就必须慢慢地放弃在第一线业务实操，要学会带人，学会选拔人，比较适合情商高的人。
通常在转型的初期，我们会遇到以下问题：
短期内会损失一些业务提成或者收入；
工作重心从业务导向转化为人员导向，难以适应从“我”到“我们”的转变；
需要改变自身的知识结构，比如从单一的产品知识结构转向团队管理的知识结构；
如果转型成功，好处很多：
如果成功打造团队，无需再如拼命三郎一样一直冲杀在前线“日夜不能寐”；
即使不算很成功，只要能培养出1-2个助理或者助手，那么也是事半功倍；
随着年龄的增长，可以综合更多自身的经验和阅历，从事更为前瞻性的工作：比如供应链资源，产品研发等等。
一定程度上，收入趋于稳定，风险降低，工作时间上的可自由化。
……
为此，就个人而言，我们是尽量鼓励成熟外贸业务员往管理路线发展。其实很多年轻人，在这个阶段是迷茫的，犹豫不决的！因为她们也不知道该如何选择。
所以，最好的建议是让你的上级或者同事给你一些意见，因为第三方或许比你自己更加了解你自己。
3. 将业务进行到底要怎么做？
当然，不少人因为自身性格原因，还是喜欢走专业化路线，彻彻底底为自己打造一个“金饭碗”，这个也是非常可取的发展方向。
对于走专业路线的外贸员，有三个建议：
“学会找搭档”，因为专业化的路线容易造成孤家寡人，单兵作战的局面。
未雨绸缪，调整心态，因为单兵作战，收入容易不稳定，容易有波动。
所处行业一定要坚守。如果已经从事多年，不管是否兴趣所在，切勿轻易更换行业。
虽然专业化路线的选择在可持续性上会比较差，但是对外贸员个人而言，也有如下好处：
收入可控可预期，虽不如走管理路线人员有杠杆效应，但还是非常直接由效果和实惠的；
自由自在，所受约束少，顾及考虑的问题少。
最后，针对以上管理路线(M)和专业路线(P)的利弊描述，个人的观点是：
如果能够走M路线，尽量去争取，尤其是女生。因为外贸P的路线不好走！外贸行业变化很快，涉及供应链长，经常搞持久战，况且国内外存在时差，要做好外贸必须具备十足的精力和持续的投入。
这里要提醒大家一个现象就是：外贸界真正做大的BOSS绝大部分都是男生，而助理跟单以及普通外贸员都是女生居多。
从这个现象中，我们应该可以感悟一些什么了吧?希望这段文字能够给大家在外贸职业规划上提供一些有价值的参考思路。
英语六级，怎么才能做外贸业务员呢
可以做外贸，不用怀疑。只要你想，并且有兴趣。
需要准备的不多，为了能够比较顺利通过面试，建议你熟悉些下面的东西：
1，价格条款FOB 和CIF ，知道是怎么回事，都包括哪些费用和风险。其他不需要。
2，你为什么想做外贸，挣钱？兴趣？锻炼？等等，别说的太高大上，90%以上的人都是为了挣钱多，没什么不好意思的。说出来真实想法就可以。
3，基本的外贸流程。了解一点即可。开发，沟通，寄样品，下单，收定金，生产，提前沟通订船，发货，买保险（FOB 一般不需要买）提供单据给货代，给客户，收款(也可能先收尾款)，over。这些流程等你入职了
有订单了，自然就会了，不需要死记硬背，课本上的都太老套，过时了。。。
4，口语准备下，这几个问题用英语回复，以防万一口语面试。很多都会有，有的也不面试英语。
5，外贸业务员的基本工作一般包括：跟进老客户，开发新客户，发货，制单，做产品宣传（比如发布产品到B 2B 平台，视频，社交平台等）等，这几项是最基本的工作，每人每天都要做，产生订单的基础就在于这几项工作的效率和成果。前两项最难，也最基本，可能你需要忍耐＋努力数个月，都在前两个阶段徘徊，但是只要你足够努力，方向正确，可能会一个月拿到订单，和产品也有关系。
6，产品了解: 你要面试的公司做的产品，你为什么想做？
7，其他问题和其他工作面试差不多。
在面试前，建议你好好考虑要做什么产品，选择什么样的公司，不只是公司选择你，你也要选择公司和产品的。隔行如隔山，第一份外贸工作非常重要，决定了你以后入的行。
我是“小G外贸源“，认可的话可以关注我，有关于怎么选择产品和写开发信的文章。
希望能帮到你。
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