这段时间分享了不少项目管理的干货内容,但是对于一些没有管理基础、又或是职场小白/老手来说,最喜欢的还是工具。
老原也收到了不少小友的私信,都想要一些简单又上手的管理工具,那宠粉的老原必须给大家安排上。
兵欲善其事,必先利其器。要想把事情做好,那工具是必不可少的。
从大方向来说,工具分为2种:
一是思维工具,属于解决问题的方法论;
二是硬件/软件工具,能提高生产力的工具。
二者缺一不可,但很多人往往都在追求第二种工具,而忽视了思维的培养,导致一直在原地踏步。
所以,在提高生产力之前,我们首先要掌握解决问题的方法论。
任何一个项目产生的前提都是源于一个目标,为了达成某一目标而拆分出一个个项目,项目再详细分解为一个个任务。
想要完成好一个项目,前提是明确的目标,并进行好的目标管理;
其次是能够合理的分解任务,并对每个单项的任务进行监控与管理;
最后,使用项目管理工具进行整理的把控,这3者相互配合使用且缺一不可,只有这样才能发挥其最大价值。
所以今天老原的分享逻辑也是有针对性的:
1、目标管理
2、项目管理
3、任务管理
老原也安排了今日阅读福利:企业项目管理工作手册及全套100+表格,可直接编辑使用,私信老原即可领取。
一、目标管理工具
“目标“相信大家都不陌生,但目标管理,我相信很多人都做不好。
想做好任何一件事,完成好任何大的或小的项目,第一步都是要做好目标管理。
而对于目标管理,我最推崇的就是OKR系统。这套系统,无论是对个人还是团队,都十分适用。
之前老原也有专门出过一篇文章,详细分享了OKR的用法和案例。
推荐阅读:谷歌项目经理都是怎么玩OKR的?我只告诉你
关于OKR实用的工具在上文中也有推荐,接下来再分享一个ORK目标管理的实践中比较实用的、能够提供团队效率的生产力工具:
1、PingCode Goals
PingCode Goals 是国内唯一一款为产研团队专门打造的OKR 管理工具。
它的功能也很强大:
(1) 覆盖从OKR 目标设定到执行的完整流程的管理,功能成熟度高。
(2) 支持与目标对齐,目标与需求关联等;
(3) 支持目标、关键结果、项目、任务进度的跟踪,
(4) 除了满足OKR 管理以外,PingCode 其他子产品满足研发全流程的管理,比如敏捷项目管理、缺陷管理、测试用例管理、版本管理、文档管理、研发效能管理等等;
(5) 拥有专业OKR 培训团队,支持OKR 咨询等服务;
(6)上手简单,支持PC、移动使用。
和其他通用型OKR 管理工具不同的是,它的OKR 管理实现了与研发全流程的关联。
比如:可以通过一个关键结果的异常,往下查看关联的具体史诗、特性、用户故事,甚至是某个工作项提交的代码,从而确定这一结果异常的原因。
也就是说,借助PingCode Goals,不仅覆盖OKR工作法的实施流程,同时也实现让敏捷研发由目标驱动。
二、项目管理工具
通过OKR,在给团队明确了目标及各关键阶段任务后,接下来就需要对整体的项目进行把控。
而这些需求就需要软件工具能够提供进度预览、全局规划、多任务协同、数据分析等功能。
我们做项目管理的,经常要和表打交道,甘特图、燃尽图、状态表等等,这些都绘制现在都有了模板以及对应的工具可以完成。
项目管理部分的工具主要分2个部分:
01 多功能集合软件
这里重点推荐worktile和teambition,而trello由于是英文版本,使用起来不是特别顺畅,但功能上还是不错的。
(1)worktile
首先我本人还是十分推荐worktile,它在项目管理这个领域的各部分功能都已经十分完善了。
但这款软件的定价相对比较高,功能全面且完善,可以适用于项目复杂,团队人数多的大型企业。
(2)teambition
teambition是一款典型为小团队打造的一款协作工具,重点在于“轻量级“团队流程协作及任务管理工具。
它的特点就是快速上手,简单易用。
主要功能是以团队项目管理为出发点(核心),又同时兼具任务管理、日程安排、文件搜索与查找以及实时发起讨论沟通等功能。
整体来说功能上能够满足绝大多数团队的使用需求。
当然最重要的是价格,对于小型团队或企业来说,免费版完全够用了。
02 绘图工具(根据用途对应划分)
(1)甘特图
相信甘特图是每一个项目经理的必备技能,这应该也是最知名的项目管理图表,就连非相关专业的人相信都不陌生。
横轴表示时间,纵轴表示项目,线条表示期间计划和实际完成情况。
可直接查看实际与计划之间的对比,便于资源调配。
这个通常使用Project和EXCEL来进行制作。
(2)WBS(工作结构)分解图
将一个项目,按某一原则分解,项目分解成任务,任务再继续吸粉,直到无法分解。
由于是工具推荐老原就不详细说了,因为老原之前也有给大家做过分享,可自行前往阅读:越高级的项目经理,越害怕自己没做好这件事。
WBS总是处于计划过程的中心,是制定进度计划,资源需求,成本预算,风险管理及采购的基础。
这个通常使用EXCEL、亿图、Xmind来制作
(3)决策分析树、状态表、RACI图、HOQ
决策分析树是用来寻找最优解的一种解法,在大脑不够用时可以用它来梳理方案。
状态表也是用来跟踪项目的,但它没有项目和任务等细节,只注重完成状态。
RACI图是为了在项目进行过程中,用于记录不同角色的责任。
HOQ则用于定义客户预期与公司能力之间的关系。
这几个图表都可以使用EXCEL、Visio/亿图来制作。
三、任务管理工具
老原也是工具控,但我坚信,工具皆源于需求,因此选择工具大家都应该根据自己的需求去选择。
01 做任务管理,先建立GTD系统
在完成了目标管理与项目管理后,一个项目的具体实施就是落实到每个成员身上的任务完成。
对于个人而言,如何高效完成既定的工作与任务,高效的进行日程与时间管理,是第一重点。
对于任务管理,小到手机里的备忘录、自带的日历、以及事项提醒,都可以作为任务管理的app
我们每天处理各种大事小事,各种任务和信息都不断涌入,要如何处理它们,并高效完成我们的既定目标,才是任务管理的本质。
而要做好任务管理,首先就应该建立起自己的GTD系统(任务处理系统)。
GTD就是Getting Things Done的缩写,简单来说就是“把事情做好”。
GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。
但这里,老原亲身经历,大家之间缩减成3个步骤就可以了:收集、整理、执行。
根据对应的步骤,整理出了比较好用的工具,大家可以看看。
02 任务管理工具推荐
1、收集
用手边最近的工具事无巨细地记录下你的任务、灵感、想法。
这里的工具:手机自带备忘录、印象笔记、日历……一切可以用来立刻记录的工具,记住,一定要能够立刻打开记录。
2、整理
在固定时间(你最习惯的时间),把记录下来的灵感、突发任务等等凌乱的内容,对它进行分类归纳和整理,再分别放入任务管理的工具。
这里推荐:Notion(超灵活全能工具)、Things 3,Teambition,Trello都可以,老原最推荐的还是第一个。
3、执行
对已整理好的任务,去一一执行和处理完成。
这里可以使用的工具:番茄todo、To do list、以及上文提到的全部工具(哪个最方便用哪个)。
四、写在最后
我们在目标管理阶段应该学会使用OKR工作法对目标进行管理和拆分,并做好对应的“里程碑”,在这一阶段的工具选择则重点满足协作、目标设定等功能;
在项目管理阶段,重点关注的功能为:
第一,日常图表制作的工具选择;
第二,能够进行进度监控与全部把控的工具选择;
在任务管理阶段,该阶段落实到具体的实施计划,我们的重点应该是在如何对日常的事务与目标任务进行协调,并高效完成任务。
重点在于建立起自己的GTD系统,解放大脑,将繁琐的记录交给电脑。
做任何事,解决本质问题才是关键。任何工具的使用,能够完成任务才是目的。
工具的选择应该建立在需求以上,而需求来源在于你的思维认知。
我们为了完成一项工作,要确定目标,拆解项目,完成任务,形成这一整个闭环流程。
有更好的工具建议,欢迎在评论区讨论。大家一起优化一起进步
我是老原,欢迎关注我的公众号【项目经理老原】,每天都会有项目管理案例干货分享。
特别声明
本文仅代表作者观点,不代表本站立场,本站仅提供信息存储服务。