商务邮件不仅是你工作的记录，还具有同时告知多人、传递附件的作用，更重要的是，在商业活动中，一旦发生纠纷，邮件是可以作为法庭证据使用的，所以养成良好的邮件习惯非常重要。
商务邮件的三个基本宗旨：拟写及时、内容及逻辑清晰、用词礼貌。
1、邮件的主题
1) 邮件不要使用空白或无意义的主题，商务人士通常邮件繁多，需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件；比如：“关于***一事的确认-----来自于****”这样的主题，让人一目了然，知道是什么事，谁发来的。
2) 邮件主题要简短明确，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂；
3) 如果主题中有关键词想突出，可以添加符号加以着重，例如【】；如果确实很紧急，在邮件开头注明【紧急】或【Urgent】；
4) 千万不要把转了N层的邮件发给别人，显得非常业余。
2、称呼与问候
1) 开场一定要说“XX你好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职称。结尾的时候加几句祝福的话显得非常周到。
2) 切忌：要搞清楚对方职位和性别再叫，否则慎用。不熟悉的人不要叫其昵称，尽量不要直呼对方全名。
3、邮件正文
1) 正文首先要求简明扼要，多用短句，内容一长可能没耐心看完，也容易遗漏重要信息；
2) 行文通顺，避免出现歧义，如果觉得表达不清楚，可以通过图片、表格、链接等形式加以说明，尽可能让信息通畅；
3) 语气尽量用论述的，少谈及个人情感，而且尽量少用感叹号；
4) 尽量一次性交待清楚，如果丢三落四、错字连篇，会给人非常不专业的印象，难以在客户和老板那里得到尊重；
5) 如果有重要的信息，适当用红字或者大两号字提醒，但一封邮件里的重要提醒不可多于3处。
4、附件
1) 首先如果有附件的话，正文里一定要有提示，并且要对附件有一定的说明，如果附件是一个特殊格式的，必须说明一下附件用什么工具打开，时间允许的话甚至可以提示对方去哪里下载或如何打开；
2) 附件一定要有一个有意义的名字，详尽且有亮点的信息显得尤为重要；
3) 如果附件超过5M，甚至20M以上，邮件传递就会特别慢，建议把文件放在网盘上，附上链接和密码，又快又贴心；
4) 附件的数量3个以内为宜，如果超过请用压缩包传输，但不要用除了RAR\ZIP以外的格式，否则解压又是个麻烦。
5、邮件的回复
如果你收到一封收件人为自己的邮件，那你有必要对此邮件进行回复。回复邮件也有一些要注意的：
1) 及时。对方肯定希望尽快得到你的回复，若时间来不及可以先简单回复一下“邮件已收到，我会尽快回复你的。”
2) 确保对方邮件里提到的问题都有对应的回复，这封邮件的使命才算完成。如果有未完成的进行说明，随后补充。但不要就一封邮件往返三次以上，否则邮件就变成没有效率的工具；
3) 请学会区分“回复”、“回复所有”。
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