公司档案管理制度及流程（档案管理有那些流程）_档案_文件_人事档案

本文目录

• 档案管理有那些流程
• 档案管理流程
• 公司员工档案怎么管理
• 怎么做好企业人事档案管理
• 公司档案管理流程图
• 企业档案管理有哪些制度
• 公司档案存档流程

档案管理有那些流程

一、具体流程内容如下（用公司档案管理来说明）：

1、各部门将本部门资料每周五到公司文秘处登记、存档，文秘收到资料记入电子目录保存，分类装订成册归档。

2、综合人事部在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出“调函“，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。

3、招聘专员将入职后办理的所有资料进行整理，交由综合人事部经理，建立员工档案，将《新员工考核表》、《月度考核表》、《转正申请表》等有关个人的资料一并放入公司员工档案。

4、所有的培训评估、奖惩记录、异动记录将存入员工档案，离职员工档案，公司保留一年。

二、档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

三、由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

扩展资料：

1、档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。

2、档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。

3、档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

档案管理流程

档案管理一般包括档案的收集、整理、整编、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁等流程。
1、档案接收
通过配置OA流程，该归档的文件自动归档档案到接收库；同时与业务系统集成，自动归档合同数据。
所有档案，档案管理员均可通过新建档案接收或批量挂接上传至档案系统，完成著录项填写后归档至档案库。审批完成后进行实体移交和档案上架，档案正式生效。
2、档案整理
规范化档案录入，业务相关的档案信息著录项定制，历史流程内容自动归档。
3、档案整编
依据国家档案分类标准，建立分类的标准以及各类档案的整理方式，规范化建立档号规则。
4、档案查询
通过系统能够快速定位所需内容，提高档案利用率。
5、档案借阅
泛微文书定实现在库档案借阅，借阅审批，出入库管理全过程数字化管理，确保档案借阅有记录、可追踪。
6、档案销毁
通过在系统设置档案保管期限，档案到期系统自动提示，可审批销毁清册。
7、库房管理
为了确保对实体档案进行规范化管理，文书定可以协助统一维护组织内部的实体库房，包括库房基本信息、区域、密集架等，在系统中定义虚拟库房及密集柜、档案柜等，方便进行流程化管理和操作记录。

公司员工档案怎么管理

回答

1、首先，准备整理档案的工具和材料，工具如图，材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料，各个公司要求不同，这里就不再赘述。2、审核要入档的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，将要入档的材料规整好，编上页码，然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边，再打孔。4、第四步，装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类，并按照不同的类别规整转入档案盒。5、第五步，为档案材料建立目录。目录可分大类和小类，并写好每份材料的页码。6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。7、档案要存入独立且安全性好的房间，并委派专人管理。

资料整理1、第一步，确定文件档案的分类大面上划分为两块，也就是我上面说的日常文件档案记录一类，员工档案一类。日常文件根据每月的使用情况和职能划分，分为两级，在实际操作中，要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的原因在于：车间人员流动大，离职人员资料更新较快;同样的，面试时以群面居多，面试资料无法细分到人。如果之后有新的类型文件，则根据已有的条目划分为一级或者二级。2、第二步，定出文件存放规格1.本年度文件，以蓝色文件盒进行保存;2.往年文件，以牛皮纸袋进行保存;3.文件盒或者牛皮纸袋内需分类的，则以透明文件袋进行装侧区分;4.因无保密制度，文件不进行加密管理，之后以实际保密制度进行细分、标注。

台帐我相信绝大多数档案保管人员都是想好好保存的，但随着档案越来越多，导致存放混乱。既然想把文件档案整理好，那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱。那么台帐就应运而出了。初始为电子版，文件盒内有增加，或者文件有修改，则直接手写在台帐上进行修改。每年年末，将台帐转化为电子版并打印，随文件本身一起装入牛皮纸袋、归档。再说说员工档案员工档案要便于查找，那么编号就是个不错的选择。最早我考虑的方法是按照部门进行大规划，同时部门内部人员进行编号、排序。但这样又有一个问题，那就是如果有员工离职，新员工补充后以原有编号还是新增编号呢?原有编号补充的话，无法简单比对两名员工入职时间;新增编号，无法简单比对现有部门人员总数。那就编制一个独立的编号，以入职时间为基础。索性公司还有一个人事系统，在职和离职人员的序号是不可更改的(只要不进行人员删除，离职人员序号就一直存在;即使删除，新增

请问还有其他什么可以为您效劳呢？

提问

兄弟单位，定员，定编怎么比较

回答

定员:规定的人数，指人员编制的名额，或车船等规定容纳乘客的数目

定编:确定单位或部门工作人员的数额

更多5条

怎么做好企业人事档案管理

　　导语：随着市场经济的快速发展，企业竞争日趋激烈，而企业间的竞争归根结底是人才与技术层面的竞争。拥有了人才便拥有了较强的竞争力，这使更多的企业单位越来越重视人力资源管理工作。

　　怎么做好企业人事档案管理

　 　一、人事档案的概念及特点

　　人事档案是人事管理活动中形成的，关于个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处分等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。员工出国出境、计算工龄、工作流动、晋升职务、转正定级、职称申报、办理各种社会保险等都需要使用个人档案。其主要特点有：

　　1.全面性

　　人事档案收存员工的履历、考核材料、入党入团、奖励、处分、任免、工资、职称评审、继续教育等各方面的文件材料。它是员工个人信息的储存库，全面反映了员工全貌。

　　2.现实性

　　由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事部门正确使用人才、合理解决职务晋升、职称评定、工资变动等一系列问题的重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

　　3.真实性

　　这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务和有用参考。

　　4.动态性

　　人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，并要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

　　5.流动性

　　人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用。在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一定时间内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

　　6.机密性

　　人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等等。因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

　　二、人事档案的重要性

　　1.为企业提供员工真实可靠的信息

　　企业要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握有关每个员工的一些最真实最全面的个人信息，如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案，能了解到每个员工的历史和工作经历，从而为企业的选人、用人提供有价值的参考信息，最大程度上避免信息不对称引起的人事管理的无效或低效。

　　2.为企业提供重要的决策依据

　　人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。如专业技术职务晋升和聘用、选派技术人才挂职锻炼、任期考核等等，关系着员工的晋升和奖惩，决定着企业对不同员工该采取什么样的培训方法，给予多少的薪金等决策。而员工考核、考察需要有大量的档案记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企业决策的科学化、合理化。

　　3.可以优化人力资源的合理配置

　　人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。现代化的人事档案管理手段可以实现人力资源信息的共享，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源在一定范围内得到最佳的配置。

　　三、目前人事档案管理工作中存在的问题

　　1.思想上不够重视

　　由于人事档案管理工作是一项内部性、保密性很强的工作，平时工作不引人注目、默默无闻，许多一线员工甚至不清楚人事档案管理工作是怎么回事。企业领导人事档案概念淡化，思想上重视不够。一是因为客观上人才流动越来越频繁，人事档案中反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料很少，对企业选才、识才用处不大。

　　二是因为人事档案中个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历层出不穷，而失真的信息导致人事部门无法正确评估职工。因此领导在招聘、录用人员时不注重调档、查阅档案，久而久之也忽视了企业内部的人事档案管理工作，认为人事档案工作就是保管的`事务性工作，不是单位的主要业务，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。领导的不够重视也直接影响到人事档案管理人员思想上重视不够，平时的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差错即可。

　　2.硬件设施不到位

　　缺乏专门的人事档案室，部分企业人事档案和文书档案、技术档案一起存放，甚至混淆存放，部分企业直接把人事档案存放在行政、人事办公室，安全、保密措施不到位。档案柜、档案盒以及各种人事档案管理设备陈旧，很难满足人事管理日常工作要求。

　　3.管理人员不专业

　　很多企业并未设置专门的人事档案管理人员，而是由办公室或人事部门工作人员兼任。他们往往缺乏专业知识，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，对档案材料的收集力度不够，人事档案的全面性、动态性难以保障，严重影响了人事档案管理工作。

　　4.管理手段落后

　　传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，往往出现人、档不在同一个城市的现象。人力资源管理部门要想查阅一个人的档案，就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。 　　四、人事档案管理改革的措施

　　1.提高认识，加强领导

　　单位领导应高度重视人事档案管理工作，真正把人事档案工作作为人事部门的一项重要基础性工作来抓。支持人事部门对人事档案工作的投入和创新。建立与完善适合本部门质量考核体系，对工作进行量化与考核，出台相应的奖惩制度，激发人事档案工作人员工作积极性和创造性。促进人事档案管理向标准化、科学化迈进。

　　加大投入，进一步夯实档案基础工作。确保人事档案工作经费落实到位，特别是对人事档案的档案保管和档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，按标准按要求建设好规范化的档案室、档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

　　2.完善人事档案管理规章制度

　　建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，规范人事档案管理流程，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证档案管理规范有序。

　　对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上;档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料，确保归档材料规范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的沟通，采取“重点收集与普通收集相结合”、“集中收集和经常性收集相结合”、“上门收集”等方式，及时追补和不断补充新的资料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。

　　对于员工入职的基本信息以及工作经验的真实性，人事部门一定要进行核对。可以采用电话访问的方式，也可以查询相关的社保记录或者离职手续等等。对于在职员工的档案资料，管理人员一定要及时记录归档保存，并定期进行核对，对于不真实的，可以通过询问本人或者周边同事等方式尽可能补全。

　　3.提高人员素质，配置专职人员，落实人员待遇

　　随着时代的发展，社会的变化，科技的创新，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化。管理人员再也不是以前那种只管整理、查询的档案人，而应该是既懂档案专业知识又会运用现代化方式管理的复合型人才。因此要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的专业人员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，定期参加业务知识培训，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。

　　4.加强人事档案管理现代化和信息化建设

　　人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。一是实行现代化管理。充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，逐步建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。二是实行开放式的管理。

　　一方面建立员工工作业绩档案，及时将员工的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点事件中的表现记录在案。

　　另一方面建立干部专业技术能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料，真实、准确、完整、立体地反映干部的情况，以提高决策效率，提高干部档案的使用效率。

公司档案管理流程图

　　文件信息管理是现代管理制度中的重要一环，信息处理工作的规范化、制度化、科学化，将大大提高信息处理的效率和质量。同时，科学有效的信息处理系统也将能够很好的保障信息在管理运作过程中的顺畅与安全。下面是我为您整理的关于公司档案管理流程图的’相关资料，欢迎阅读！

　　（1）文件管理流程

　　A、总承包内部文件发文管理

　　承包内部文件发文流程

　　B、与业主、监理往来文件收发管理

　　向业主发文管理流程

　　C、与业主、监理往来文件收发管理

　　向监理发文管理流程

　　业主、监理来文管理流程

　　D、与分包单位往来文件收发管理

　　总承包项目经理部向分包单位

　　发文流程

　　总承包各职能部门向分包单位发文流程

　　分包单位来文管理流程

　　（2）资料管理流程

　　 文件信息管理原则

　　文件信息管理要求为：安全、准确、顺畅、高效。

　　安全，指信息传播流动的安全。通过一系列的软、硬件措施及严格的规程、制度等，保证信息发送、流通、接收各个环节的安全。

　　准确，即信息发送、传递、接收，各个环节交接准确，通过一定的核查程序避免信息误发、误传，造成不良影响。

　　顺畅，指信息传播顺畅，信息更新及时、到位。

　　高效，指信息的发送、传递、接收简洁有效，运转稳定。

企业档案管理有哪些制度

企业档案管理有哪些制度
一、建立健全各项规章制度是做好档案管理工作的重要保障。
档案管理是企业各项业务的基础工作之一，档案管理与业务管理具有不可分性，任何业务的发生，必然形成原始的文件材料、帐薄、凭证等资料，这就需要以一定的方式进行保管。而且任何业务活动，又必须遵照一定的方针、政策、原则，而一定的方针、政策、原则又是依据档案材料形成的。因此说档案管理和业务管理是密不可分的。同时，档案还是了解我行发展史、掌握企业发展过程的一个重要途径，因此，强化各类档案数据的管理，保证档案的完整性、真实性、可信性和保密性是档案管理工作的重要内容。
随着企业各项管理制度和业务的发展，档案管理中也需要对其内容陈旧、不能适应业务发展需要的规章制度进行更新，因此应及时根据档案管理的实际情况，对《档案管理员岗位职责》、《档案人员工作守则》、《档案保管制度》、《档案保密制度》《档案鉴定、销毁制度》、《档案借阅利用制度》、《库房管理制度》等各项制度重新进行梳理和完善。通过对相关管理制度的进一步梳理，可以使档案管理制度更加完善和健全，使系统档案管理工作向规范化、标准化进一步迈进。
二、加强“硬件”建设，完善档案设施是做好档案管理工作的重要基础。
搞好档案工作必须有一定的设施做保证。要有合适的库房、阅览室、档案人员办公室，按照有关规定，做到库房、阅档室、办公室三分开，并配置微机、温湿计等设备；并配备用于防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光、防有害气体等九防的必要设施，为档案开创良好的条件。
当前，随着业务发展速度的加快，各类档案的数量也在加速增加。相比较而言，档案的硬件建设速度与业务发展的速度在某种程度上还不是非常匹配，这种不匹配特别体现在基层行处。近年来，年年不断新增的档案使档案库房日显紧张。解决这一问题，一方面需要加快硬件建设，积极推行集中化管理的新模式；另一方面，也要做好到期档案的鉴定和销毁工作。对超过保管期限的档案内容、完整程度、利用价值等方面进行分析，按规定做好鉴定工作，筛选出无保存及利用价值的档案进行销毁处理，以便于腾出更多的存放空间。
三、坚持档案工作与业务发展工作相结合是做好档案管理工作的核心。
档案的收集整理、保管和利用等都是为企业业务服务的，因此档案管理中最重要的就是要积极开展档案的利用工作，千方百计地提高服务质量，编制各种检索工具，采用新技术和先进的工作方法以满足业务工作对档案的需要。
随着企业事业的不断发展，当前案卷数量也越来越多，数量的庞大给保管和利用带来了很多困难；同时我行的文书档案目前还采用电子档案和纸质档案并存的双轨制，工作量非常大。加强档案的现代化管理，能有效地解决档案管理中存在的这些问题。档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大,而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在实际工作中要尽量发挥计算机等现代化管理方式，尽量减少手工操作，以便提高工作效率，更好的服务于建行发展的需要。

公司档案存档流程

公司档案存档流程

　　各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为配合公司档案管理工作并保证基建工程事业部档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，制定本制度是必需的。下面是我为你整理了档案管理制度和流程，希望能帮助到您。

　　公司档案存档流程 篇1

　　第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。

　　第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

　　第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

　　第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

　　中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

　　第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

　　（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

　　（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

　　（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

　　（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

　　第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

　　第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

　　第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

　　第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

　　第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

　　第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

　　第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写

　　有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

　　第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

　　第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

　　第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

　　第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

　　第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作。

　　国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

　　第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

　　第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

　　第二十条本规定由国家档案局负责解释。

　　公司档案存档流程 篇2

　　切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。本文是一篇办公室员工规章制度，接下来让我们一起看看吧！

　　第一章总则

　　一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

　　二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

　　三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

　　四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

　　第二章职责范围

　　一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

　　二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

　　三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

　　四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

　　五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

　　六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

　　七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。

　　第三章工作规范

　　一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

　　二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

　　第四章办公室事务管理

　　一、文书管理制度

　　文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

　　(一)文件管理制度

　　第一条管理要点

　　1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

　　2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

　　3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

　　4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

　　第二条制度规范

　　1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

　　2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

　　4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

　　5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

　　6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

　　7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

　　8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

　　9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

　　第三条文件管理流程设计

　　1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

　　3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

　　公司档案存档流程 篇3

　　为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。包括：公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　一、档案资料的日常管理：

　　1、电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

　　2、文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件(合同)管理记录目录》，以便检索利用。

　　3、文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐摆放在文件/档案柜中。

　　二、档案资料的归档范围

　　1、公司对外发出的.公文，如给政府的请示报告类公文等;

　　2、公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;

　　3、本公司与其他单位来往的文书及权益文书和照片、录音、录像等;

　　4、公司领导的批示、指示等;

　　5、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

　　6、反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;

　　7、公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;

　　8、本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;

　　9、本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;

　　10、本公司发布的各类广告、宣传材料;

　　11、本公司的`历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;

　　12、外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;

　　13、财务档案资料;

　　14、各种实物档案;

　　15、其他具有利用和保存价值的文件资料。

　　例如：

　　1)工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等);其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制;文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等;

　　2)客服部：合同评审记录、房屋租赁合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等;客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等

　　3)管理部及办公室：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。

　　三、档案资料的归档要求

　　1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

　　2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，办公室以影印本归档。

　　3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

　　4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

　　5、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损。

　　四、档案资料的归档时间

　　1、即时归档下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

　　1)公司规定的密级文件;

　　2)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等;

　　3)合同、协议书等正本及过程资料;

　　4)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料;

　　5)其他认为需要即时归档的资料。

　　2、定期归档

　　1)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室;

　　2)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室;

　　3、电子声像档案的归档

　　1)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

　　2)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次上传数据。

　　3)每年3月底前必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，办公室核实后刻录成光盘并将数据上传到公司的云端保管。

　　五、档案保管

　　1、档案编号

　　1)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

　　2)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号规定》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　3)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

　　4)档案分类及编号的增补、修订等由办公室结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

　　5)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

　　六、档案管理人员职责

　　1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

　　2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

　　4、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

　　5、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

　　6、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　7、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

　　8、不准转借，必须专人专用。

　　9、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

　　10、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

　　七、档案保密要求

　　1、档案管理员和借阅档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

　　2、档案分一般档案和有密级档案两类。

　　3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离办公室。有密级档案复制时，需经项目经理或副总以上领导批准。

　　4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经部门总监或副总以上领导批准。

　　5、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

　　6、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

　　八、档案借阅、借出制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

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