为加强公证质量监管、规范公证档案卷宗管理、方便公证当事人查询档案，加强公证档案信息管理，维护公证质量信誉，促进公证工作在依法行政中实现更大作为。 各地公证行业从强化公证档案管理入手，多措并举 ，切实提高公证档案规范化建设水平。
一、近期公证档案规划化管理举措
01 强化公证档案规范化管理——西安市公证处档案移交工作正式启动
为进一步加强公证档案规范化管理工作，4月18日，西安市公证处部分公证档案移交工作正式启动，标志着市公证处公证档案规范化建设工作迈上新台阶。
按照《西安市档案馆关于接收机关企事业所属单位档案的通知》文件精神，我处积极与市档案馆对接，就公证档案移交的具体细节进行沟通交流。随后，处党总支召开专题会议，就档案移交的清点、整理、造册、搬运等事项做出安排部署，并成立质检组、现场组、移交组等工作专班，配合专业档案公司做好1981年至2007年已装订的档案卷宗目录编制、清点等工作，确保6月底前移交工作顺利完成。
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此次部分公证档案的移交对于加强公证档案规范化管理工作、提升服务群众水平和能力、提高公证员办理公证工作效率等方面具有重要意义，也为市公证处公证档案电子化、信息化、规范化建设奠定了坚实的基础。（来源：陕西公证）
02
西峰区档案馆“三抓三促”行动纪实— —接收公证档案
2022年4月份，西峰区档案馆接到中共西峰区委办公室、西峰区人民政府办公室《关于做好2022年市区人大代表建议和政协委员提案办理工作的通知》馆领导班子高度重视，成立指导工作组，一线督办，现场交流，对庆阳市西峰公证处公证档案整理工作形成统一意见，这一年来，工作组成员多次现场指导，持续跟进，确保整理过程有序推进，档案按时移交。
2023年4月初，公证处档案整理工作已全面完成。为保证进馆档案规范，我馆副馆长杨建娜同志亲自带领3名工作人员与公证处工作人员加班加点，不辞辛苦，从目录编辑，页码规范，盒脊格式等方面，全方位检查，利用五天时间完成了公证档案的接收进馆工作。截止目前，共接收公证档案27378 卷4004盒，所属年份为1982-2020年，涉及永久和长期两个保管期限，分为国内和涉外两个类别，内容涵盖亲属关系、遗嘱、委托、继承等多个方面。
此次公证档案的移交，不仅增加了我区档案馆藏门类，丰富馆藏资源，而且更重要的是进一步拓宽了档案工作服务社会领域，为更好地服务民生提供保障。（来源：西峰档案）
03
合肥市中安公证处召开档案行政执法检查工作专项会议
4月13日，合肥市中安公证处档案行政执法检查工作专项会议召开。会议首先传达学习了市司法局系统档案行政执法检查工作部署会的精神和要求，并就如何从软、硬件等各个方面做好本处档案工作以及做好2023年档案行政执法检查迎检工作作出部署。
主动提高认识，强化责任担当丨 增强做好档案工作的责任感和使命感；
紧抓重点工作丨 高度重视科学管理，提升工作效率，全力推动档案工作高效开展。
及时查漏补缺丨 严格按照市档案局的检查要求，及时查找不足，补齐短板，认真做好迎检各项工作。（来源：中安公证处）
04
沂南县档案馆调研公证档案管理工作
3月21日，沂南县档案馆馆长郭祥带队到沂南县公证处调研公证档案管理工作。 县司法局、县公证处有关负责同志参加调研活动。
调研组到县公证处档案室实地查看了1983年以来近10万卷档案的整理、保管、利用等情况，详细了解了近年来因业务激增带来的库存压力大等问题，对公证档案移交进馆标准、数字化扫描等提出了建议。
下一步，沂南县档案馆将根据工作需要及时跟进指导，确保该类民生档案顺利移交进馆。（来源：临沂市档案信息网）
05
让档案“活”起来，西藏自治区拉萨市阳光公证处公证档案迈向数字化
为贯彻中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》、中共西藏自治区委员会办公厅、西藏自治区人民政府办公厅关于印发《“十四五”西藏自治区档案事业发展规划》的通知（藏委厅[2022]3号）等文件，加快档案资源数字转型，进行档案数字化，统一管理，协同服务，提高信息利用效率和时效性，积极保证国家、自治区各项政策法规的顺利落实，2023年2月，西藏自治区拉萨市阳光公证处开展部署公证档案管理系统，由南京易杰智信息科技有限公司提供技术支持。
根据拉萨市阳光公证处的需求，南京易杰智公司在最快的时间内作出响应，第一时间内与拉萨市档案馆对接，并按照《中华人民共和国档案法》《纸质档案数字化规范》等法律法规制定进馆规范要求，制定档案对接标准化流程，提交数字化样本。依照拉萨市阳光公证处要求，南京易杰智公司定制开发并部署了公证档案管理系统，从档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案统计、系统管理的全流程出发，将室藏纸质档案数字化，再通过文件上传和拷贝的方式让已有的数字化文档归集，实现电子档案的存证、高速检索和细致权限管理。
接下来，易杰智将按照拉萨市阳光公证处要求，在约定的时间内完成室藏档案数字化服务，并与当地档案馆进行交接。（来源：档案数字化研究中心）
二、国家档案局答推行档案无纸化建议：加快推进档案数字资源建设
近日，国家档案局在人民网“领导留言板”集中回复网友留言，走好网上群众路线。 对网友提出的“整合国家政策文件，统一由档案局建立数据库”“加强编史修志工作”“推行档案无纸化”等意见建议。
对此，国家档案局4月11日回复称，档案数字化转型是档案工作应对新形势、新任务、新要求的必然选择。近年来，在国家推进数字政府、数字经济、数字社会建设的背景下，全国档案部门以档案信息化建设为牵引，通过强化数字化理念、运用数字化手段，创新工作思路、改进工作方法、重塑工作流程，大力推动档案工作数字化转型。
国家档案局高度重视档案信息化建设，专门设有科技信息化司。2020年推动新修订档案法增设“档案信息化建设”专章，对电子档案管理信息系统、数字档案馆、档案信息资源共享服务平台建设等作出规定。2021年编制《“十四五”全国档案事业发展规划》，进一步明确了档案信息化建设目标任务，即：进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。
国家档案局表示，对于您提出的建议，我们一直在积极指导全国档案部门按照“存量数字化、增量电子化”的要求，加快推进档案数字资源建设。在“存量数字化”方面，馆（室）藏档案数字化规模不断扩大、数字化对象不断丰富、成果质量不断提升，数字化比例有了较大幅度提高，一些地区和部门在档案数字化的基础上，开始探索档案数据化，为下一步档案信息资源深度挖掘奠定了基础。
三、业务的“四化”，打开公证档案管理困局的关键
通过近期公证档案管理举措和国家档案局在人民网“领导留言板”集中回复网友留言可见，公证档案管理难问题的关键在于业务流程和标准的缺失，公证档案管理数字化、智能化尚未普及。那么解决问题的对策就很明确了——业务的“四化”。
一是档案管理规范化。
学府旗下的南京易杰智信息科技有限公司配备专业的档案管理人员对搜集来的档案文件细致整理，无论是纸质化的档案还是无纸化档案系统的管理， 均可以根据各单位进馆需求将整理装订好的实体档案移交至档案场馆内集中存储管理，在完善的档案管理调阅制度和便利的档案密集架设备加持下，保证安全性的同时也展现高效率的工作模式。
二是档案存储电子化。
旗下自主研发的“翼档”档案信息化管理系统本着 “让档案创造价值”的服务宗旨，深化档案数字化、功能化、信息化变革，涵盖了全系列的扫描仪和图像处理软件，可以与高拍仪、扫描仪等外部设备集成，将纸质档案转化为电子档案，扫描或拍照的电子档会自动存入学府“翼档”系统，完成纸质档案迅速转换电子件归档。
三是档案流程标准化。
学府“翼档”以档案的真实性、完整性和可用性为原则，可以根据各地公证处需求定制一站式档案全生命周期服务方案，基础环节包括：档案整理、扫描加工、图像处理、分盘刻录、数据交付、上传系统、数据提取、数据利用。 为组织提供一套规范储存、流程标准、高效查阅的“数字档案馆”。
四是档案利用智能化
实现档案快速查询，是进行档案管理的目的之一。学府“翼档”能够对已有文件的内容、类型以及关键字信息进行人工智能检索，将同类文件打上智能标签进行归纳整理，用户可点击标签查看所有同等类型内容的文件，便于管理和查找。
“翼档”于2021年“智慧司法创新产品”称号。目前已在江苏、广东、山东、西藏等十几个省市开展合作，后续将充分发挥企业能动性，拓展服务范围，与全国各地大司法领域开展紧密合作，促成智慧档案落地发展。各公证处如果有公证档案数字化服务需求的，欢迎联系我们，我们将继续以加快公证档案的数字化进程为发展目标，提高文书类档案及重要文件的数字化版本法律效应，简化档案数字化流程，助力组织实现真正无纸化的电子档案闭环管理，全面优化档案管理成本。
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